カイセツ屋ののの全力解説

難しい内容を簡単にをテーマに全力でいろいろなことに取り組みます

【働き方改革】資料作成に一年のほとんどを費やしていて無駄だと思ったので・・・

こんにちは。ののです。

会社で仕事をしているとその大半が「資料作成」に費やされていると思いました。

そしてその資料の大半は、誰かの留飲を下げるための作業だったりします。

説明に必要な情報はそれぞれ散らばっていて、そのリンクを張り付けて見せればよいと思いますが、そのリンク先にある資料を読む知識がない人が上にいたりしますので、その人たちにわかるようにリンク先の情報を集めてわかりやすく解説をして、そしてそれぞれがどういう風に影響をしているのかを事細かく説明したうえで、今回話したい内容との因果関係などを説明し、今回争点となる内容に入っていくということです。

わかったのは、会社の社長とかならそれでも良いんですが、中途半端に偉い人とかでもそういう傾向があるので、「こいつら何の仕事なんだろう・・・」って思いながら毎日その人たちに説明するための資料を作り続けるのが仕事です。

そうこうしているうちに、仕事が遅れ、仕事が遅れたことで評価が下がり面倒なことになります。

雇われて働くということはこういうことだといわれますが、正直生産性が悪すぎるよなって思うんですよ。

そう思っていた時に、政府から「働き方改革」みたいな言葉が出てきて、「おぉーようやく政府がわかってくれた」って思って資料を読んでみたら・・・

https://www.kantei.go.jp/jp/headline/pdf/20170328/05.pdf

上記リンクは内閣府 働き方実現会議決定資料の計画概要のリンクとなります

非正規と正規の給料格差是正をする

長時間労働の是正とかを法律で制限しよう

一方で柔軟的な働き方ができるようにしよう

という内容でした。

重要ですね。

たぶんこれがしっくりこないのは、長時間労働の是正を法律で制限してもきっと仕事は減りません。きっと人も増えません。

上に上がれば上がるほど、勝ち抜け方式になったりするから、そういう組織は実務をやる人に対して、責任感を植え付けようとするんですよね。

役職のつかないリーダーとか、上に上がるには今回うまくいかさないととか、責任を植え付けてやらせて、やったとしても、マイナス面を前面に出したりします。

あの時の発表がダメだったとか、話し方がどうとか、しまいには、笑顔がないとかそういうよくわからないところを指摘したりして駄目にしてしまうんですよね。

そういう話があればいいけど、そういう話すらないところも多いです。

それを言ったら、言ったことでマイナスになったりするというもはや戦国時代のような状況だったりします。

だったら、そういうことで苦しんでいる若手から中堅の人たちに情報を提供して少しでも負担を軽減したいと思いました。

まずは、私が苦しんでいる資料作成法についてです。

 

資料を作成する際に注意する7つのこと

  1. 誰が、何のために、使うのかをメモ帳に記載する
  2. ノートに四角を書いてそこに大体の構成を書く
  3. 1ページ、1メッセージ
  4. 過去の資料をフォーマットにする
  5. 必要以上の情報を盛り込まない
  6. ショートカットを多用する
  7. 印刷して確認する

私的に一番効果的だったのは、4です。

必要以上に自分が第一人者にならないほうが良いです。

過去の資料を分野や提出する人などの状況に応じて準備しておいて管理しておくことです。

そうすることで非常に楽になります。

次に、6です。

ショートカットをしっかり習得して効率化を図ることで時間が早くできるようになります。

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毎日資料を作成すると疲れちゃいますからね・・

頑張っていきましょう。